Gesetzliche Bestimmungen für das archivieren von E-Mail Rechnungen

Prinzipiell gilt für alle Dokumente, dass sie nach dem Archivierungszeitpunkt nicht mehr verändert werden dürfen.
Neue Versionen (z.B. nach Veränderung einer Rechnung) müssen als neues Dokument abgelegt werden.

Auch beim Thema Aufbewahrung hat der Gesetzgeber die Latte gesenkt und diese Anforderungen an die Aufbewahrung von Papierrechnungen angeglichen: „Bei Papierrechnungen sind bereits nach den bestehenden Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBS) die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit zu gewährleisten“. Die Anforderungen der GoBS gelten somit auch für die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen: 

Die Aufbewahrung im Dateisystem oder E-Mail-Ordnern genügt nicht. Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit können hier nicht sichergestellt werden.

Es gibt zwei Methoden zur korrekten Archivierung:

1. Die in einem E-Mail Ordner gesammelten Rechnungen werden auf einen schreibgeschützten Datenträger monatlich
   gespeichert. Das wäre im einfachen Falle ein üblicher DVD Brenner.
    
2. Der Einsatz eines DMS (Dokumenten Management System), dass die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten nach den gesetzlichen Vorgaben gewährleistet. Der Markt der DMS-Hersteller bietet hier seit Jahren Lösungen an und zusätzlich haben sich Online-Provider etabliert, die diese Funktionalitäten zur Verfügung stellen sind hier tätig sind. Wir verweisen z.B. auf unser Alphadat-ERP Dokumentensystem.

Ein DMS ist die professionelle Alternative, allerdings muss dies auch verhältnismäßig sein. Der oft zitierte Pizzabäcker wird dies nicht tun und seine Rechnungen drucken, im Mail-System aufbewahren und die Dateien regelmäßig auf eine DVD brennen. Wichtig ist hier, dass das Gesamtverfahren ordnungsgemäß ist, nicht so sehr die technische Lösung. Daher wird häufig empfohlen, die hausinternen Festlegungen in einer Verfahrensdokumentation zu dokumentieren.